Rechnungen automatisch bei Statuswechsel versenden –
So klappt’s mit Billbee
Wer im E-Commerce aktiv ist, weiß: Automatisierung spart Zeit, vermeidet Fehler und sorgt für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft. In diesem Artikel zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du mit Billbee Rechnungen automatisch erzeugst und direkt an deine Kund:innen sendest – ganz ohne manuelles Eingreifen.
Warum automatisieren?
Mit einer automatisierten Lösung:
- versendest du Rechnungen pünktlich und rechtssicher,
- sparst du dir manuelle Klicks im Tagesgeschäft,
- reduzierst du das Risiko, eine Rechnung zu vergessen,
- und wirkst professioneller gegenüber deinen Kund:innen.
Voraussetzungen & Vorbereitung
SMTP-Server konfigurieren
Damit deine Rechnungs-E-Mails nicht im Spam-Ordner landen, solltest du in Billbee einen SMTP-Server hinterlegen. Das geht unter:Einstellungen > E-Mail > SMTP-Server
E-Mail-Vorlage prüfen
Billbee stellt dir eine Standard-E-Mail-Vorlage für den Rechnungsversand bereit:Einstellungen > Automatisierung > E-Mail-Vorlagen > "Rechnung per E-Mail senden"
Du kannst sie direkt nutzen oder nach deinen Wünschen anpassen (z. B. dein Logo oder eine persönliche Anrede einfügen).
Automatisierung einrichten: So funktioniert’s
Damit deine Rechnung automatisch bei einem bestimmten Status versendet wird, brauchst du zwei Regeln. Beide erstellst du unter:Einstellungen > Automatisierung > Regeln
Regel 1: Rechnung erzeugen
Diese Regel erstellt die Rechnung, sobald sich der Bestellstatus ändert.
- Auslöser: Bestellstatus geändert (z. B. auf „Versendet“)
- Bedingung: optional (z. B. nur für bestimmte Shops oder Tags)
- Aktion: Auftragsdokument erzeugen (Rechnung)
Tipp: Du kannst natürlich auch andere Status wählen, z. B. „Bezahlt“ oder „Abgeschlossen“, je nachdem, wann bei dir die Rechnung rausgehen soll.
Regel 2: Rechnung versenden
Diese Regel verschickt die erzeugte Rechnung automatisch per E-Mail.
In vielen Accounts ist sie bereits voreingestellt unter dem Namen „Rechnung manuell per E-Mail senden“ – du musst sie nur aktivieren und ggf. anpassen.
Falls du sie selbst erstellen möchtest:
- Auslöser: Auftragsdokument per E-Mail versenden (Rechnung)
- Bedingung: optional
- Aktion: Nachricht an Käufer:in senden
- E-Mail-Typ: kaufmännische Dokumente
Hinweis: Wenn keine separate Adresse für kaufmännische Dokumente im Kundendatensatz hinterlegt ist, nutzt Billbee automatisch die Standardadresse.
Textvorlage für den Text
Fazit
Mit wenigen Klicks sorgst du dafür, dass deine Kund:innen ihre Rechnungen pünktlich und automatisch erhalten – und du dich wieder um die wichtigen Dinge kümmern kannst.